Contente
- estágios
- Parte 1 Escolhendo um método de registro de dados
- Parte 2 Realize o estudo
- Parte 3 Analisando resultados e fazendo alterações
O estudo de tempo e movimento envolve a análise do desempenho do trabalho, observando e cronometrando tarefas. Ele pode ajudá-lo a determinar a eficácia do seu dia, permitindo economizar energia e tempo para o bem de todos! Você pode fazer esse tipo de estudo em si mesmo ou em outra pessoa. Mas primeiro, você precisa escolher o método a ser usado, da observação em tempo real aos métodos de amostragem (o método de instantâneo), antes de passar a observar e cronometrar a tarefa. Quando o estudo estiver concluído, você poderá usar os resultados para configurar uma maneira mais eficiente de trabalhar.
estágios
Parte 1 Escolhendo um método de registro de dados
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Use o método de amostragem se ficar sem tempo. Esse método envolve observar o funcionário em horários determinados, e não de forma constante. Os intervalos podem ser aleatórios ou regulares. Você observa o trabalhador por um período de tempo e extrapola, com base nas amostras, o tempo concedido a cada tarefa. Esse método é mais eficaz em atividades que possuem poucos componentes ou trabalhadores que executam poucas tarefas em geral.- Por exemplo, com um funcionário cuja tarefa principal é cobrança, a amostragem aleatória pode ser eficaz, pois permite ver o que a pessoa está fazendo cada vez que você faz um balanço. Depois de ter todos os dados, você pode identificar a atividade ou o componente que leva mais tempo para a pessoa, comparando a frequência e a duração da tarefa em cada amostra aleatória.
- A vantagem dessa abordagem é a capacidade de observar mais de uma pessoa em um período definido de tempo por meio de rotação individual.
- Se você aplicar esse método a si próprio, poderá programar um alarme que será acionado em determinados intervalos de tempo para que você registre o trabalho que está realizando por um determinado período de tempo.
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Assista à atividade em tempo real para fazer perguntas. Com esse método, você está na mesma sala que o funcionário quando ele executa a tarefa. Você observa o trabalho que ele executa e o divide enquanto cronometra. Cada componente deve ser um todo compreensível, sem ser muito detalhado e difícil de seguir.- Não há necessidade de cronometrar uma grande atividade sem examinar os componentes. É através deles que você pode identificar as deficiências. De fato, não há necessidade de interromper o empregado em seu trabalho: você apenas interromperá a tarefa para fins de registro. Por exemplo, se o trabalho dele é consultar cartas, os componentes serão: ir para onde estão os e-mails, encontrar os e-mails em questão, levá-los ao escritório, abrir os envelopes, ler o conteúdo e jogar ou tratar cada e-mail.
- Pode ser útil ter um grupo de pessoas responsáveis por observar o trabalhador. Assim, uma pessoa pode se encarregar de parar o relógio, outra gravação de tempo e uma terceira pessoa para tomar notas.
- Você também pode aplicar esse método ao seu trabalho. Nesse caso, você terá que avaliar cada componente enquanto o executa.
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Faça um vídeo para um toque mais natural. Em vez de observar as atividades realizadas em tempo real, faça um vídeo. Assim, você pode voltar mais tarde para analisar a duração de cada trabalho. Não será uma grande perda para você, pois você sempre pode rebobinar a gravação para revisar uma sequência. -
Assista ao vídeo para obter resultados mais precisos. Se você medir seu próprio desempenho, esse método será muito mais simples que os outros dois. Instale uma câmera em um tripé com o ângulo ideal para gravar o trabalho. Deixe a câmera gravar um trabalho que você está fazendo, por exemplo, ao escrever um relatório.- Avalie a atividade durante um período de tempo. Por exemplo, você pode realizar a avaliação por uma semana ou um mês.
Parte 2 Realize o estudo
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Crie uma planilha para salvar os dados. Você precisará de uma ferramenta para registrar a tarefa e uma planilha é ideal. Além disso, você precisará registrar o tempo. As tarefas geralmente são feitas em lotes. Se esse for o seu caso, planeje um campo para registrar a duração de cada componente de cada tarefa. Para esta parte, você precisará apenas de um conjunto de caixas numeradas. Você também precisará adicionar uma coluna para comentários.- Por exemplo, se o trabalho de um funcionário é verificar e-mails e um dos componentes é para lê-los, anote o tempo que leva para ler cada uma das partes numeradas ao lado do componente.
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Divida a carga de trabalho em pequenas atividades. Para fazer um estudo de tempo e movimento, você deve determinar parcialmente o tempo alocado para cada trabalho. Em geral, a única maneira de melhorar o desempenho de uma equipe é observar as pequenas ações de cada tarefa. Assim que o trabalho terminar, indique cada componente seguido por uma breve descrição.- O segredo é encontrar os detalhes certos. Por exemplo, o tempo necessário para pressionar um botão é informação supérflua. No entanto, você não deve usar demais, pois isso pode privá-lo dos dados necessários para detectar o nível de desempenho.
- Suponha que você verifique seus e-mails. Essa tarefa precisará ser dividida da seguinte maneira: conectar-se ao computador e à sua caixa de entrada, excluir spam sem abri-lo, ler e-mails, escrever respostas a e-mails e classificar arquivos em pastas.
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Salve cada tarefa. Comece com um cronômetro. Tente cronometrar cada parte da tarefa, observando quanto tempo levou para concluir cada tarefa. Geralmente, é mais fácil parar e reiniciar o cronômetro usando o tempo decorrido. Mais tarde, você pode calcular o número de segundos que levou para cada atividade.- Para maior precisão, colete os dados durante vários dias.
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Cronometre tarefas com vídeos. Ao usar um vídeo, você deve parar e reiniciá-lo para cada componente que estiver sincronizando. Isso lhe dará tempo para fazer observações e anotar a duração de cada componente.
Parte 3 Analisando resultados e fazendo alterações
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Calcule a duração média de cada etapa. Depois de coletar todos os dados, tente calcular a duração média de cada etapa. Para obter a média, some todas as durações de um componente e divida pelo número de durações nesse grupo.- Por exemplo, se a leitura de mensagens for um componente, as durações poderão ser de 4 minutos, 1 minuto, 2 minutos, 3 minutos e 5 minutos. Soma estes números: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Divida o resultado pelo número de durações coletadas. No caso das espécies, são 5. Divida 15 por 5 para ter em média 3 minutos por correio.
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Determine a duração média de uma atividade. A abordagem mais simples para determinar a duração média de uma tarefa inteira é somar todas as médias dos componentes. Isso ajudará você a encontrar a média de todo o trabalho. -
Classifique as tarefas por nível de importância. Classifique as atividades por nível de importância para saber quais são as prioridades. Não há necessidade de atribuir números: você pode apenas rotulá-los como tarefas importantes e não importantes. Por exemplo, pode ser importante responder a emails, mas, a menos que você esteja trabalhando no atendimento ao cliente, é provavelmente uma tarefa menos importante do que escrever um relatório. -
Reduza as atividades de menor importância e demoradas. Após avaliar todas as tarefas, determine quais levam tempo suficiente, mas quais não são de grande valor. É este trabalho que o ajudará a encontrar maneiras de reduzir suas despesas. É igualmente importante observar atividades que consomem tempo, mas também são importantes no seu trabalho. Certamente não faria mal torná-los mais eficientes. -
Preste atenção para pontos simultâneos. Tarefas simultâneas tendem a prolongar a duração de cada atividade, pois você não pode se concentrar em vários trabalhos ao mesmo tempo. Quando você executa várias tarefas, como visualizar e-mails e escrever um relatório ao mesmo tempo, tente fazer o contrário. Defina um horário para realizar um trabalho de cada vez. Ao escrever um relatório, deixe-os em paz.- Se você lê sua mente o dia inteiro, se desmotiva mentalmente de todas as outras tarefas que realiza. Muitas vezes, é melhor fazer apenas um trabalho de cada vez. Por exemplo, você pode lê-los de manhã, ao meio-dia e antes de sair do trabalho.
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Procure deficiências para reduzi-las. Você encontrará frequentemente ineficiências nas tarefas que cronometra e descreve. Ao eliminar essas deficiências, você poderá trabalhar melhor e aproveitar ao máximo seu tempo.- Por exemplo, se você precisar preencher documentos todos os dias em outra sala fora do escritório, encontre tempo para fazê-lo imediatamente. A constante alternância fará com que você perca tempo que poderia dedicar a outras tarefas.