Como conduzir reuniões eficazes

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A realização de uma reunião de negócios eficaz pode ajudar sua empresa a produzir resultados e alcançar objetivos importantes. Para garantir uma reunião eficaz, aqui estão algumas dicas sobre como realizar reuniões eficazes.

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1. 
   

   
   Defina os pontos principais da sua reunião com uma agenda.
   • Uma parte importante da realização de uma reunião de negócios é o planejamento de reuniões. Verifique se os pontos principais estão escritos, manualmente ou em um computador. Você também pode dar uma cópia da sua agenda aos participantes para que eles saibam o que esperar e possam se preparar para a reunião.

     
     

     
     
   • Na sua agenda, você deve indicar sua meta para a reunião. Esse deve ser o principal resultado que você deseja, como ter uma nova idéia ou discutir um grande problema. Tente limitar a quantidade de itens na sua agenda. Você deve abordar os pontos mais importantes durante sua reunião.

2. 
   

   
   
   
   Siga a agenda ao conduzir uma reunião.
   • Certifique-se de seguir o cronograma da sua reunião. Se a reunião começar a se afastar do assunto, reoriente a reunião para o tópico que está sendo discutido.

3. 
   

   
   Comece sua reunião imediatamente.
   • Quando a hora da reunião chegar, inicie a reunião. Isso o ajudará a determinar seu papel como chef e usar o tempo que você tem.

4. 
   

   
   Defina um limite de tempo para a sua reunião.
   • As reuniões não devem durar muito: no máximo 30 minutos é uma boa média. Manter a reunião curta garantirá que você seja mais eficiente e use o tempo com sabedoria, e seus participantes estarão mais concentrados se souberem que a reunião é curta. Quando seu tempo acabar, finalize sua reunião. Você ainda poderá discutir outros pontos na próxima reunião.

5. 
   

   
   
   
   Incentive os participantes a fazer comentários e sugestões.
   • Faça perguntas e deixe os participantes da reunião responderem voluntariamente. Não force a participação, mas incentive-os a fazer uma contribuição. Se alguém fizer um comentário, guie os outros dizendo algo como "Tudo bem. Alguém mais tem algo a acrescentar? Ou "Vamos ouvir outra sugestão".
   • Não ligue para quem raramente fala, pois isso pode deixá-los desconfortáveis. Incentive-os indiretamente, dizendo: "Agradeço a opinião de todos aqui. Alguém tem algo a acrescentar? E dê uma olhada na pessoa com quem você deseja conversar. Ele pode se sentir encorajado a compartilhar seus pensamentos e, se não estiver, não será incomodado por ser chamado.

6. 
   

   
   Resuma os pontos principais na conclusão da reunião.
   • Revise rapidamente o que foi discutido para que os participantes saiam com isso em mente. Distribua tarefas ou dê instruções antes de concluir e termine a tempo. Não se esqueça de agradecer a todos por sua presença e participação.